Handlevogn

Logg ut

Internkontroll

For å komme enkelt igang med internkontrollarbeidet har Miljørettet helsevern utarbeidet " Den lille IK- hjelperen" som fritt kan benyttes.
Den kan lastes ned her: "Den lille IK- hjelperen".


Hva er internkontroll?
Internkontroll er kvalitetssikring. Hensikten med internkontroll er å sikre og dokumentere virksomhetens aktiviteter og etterlevelse av regelverk, samt at problemer, feil og mangler oppdages og hindrer gjentakelse.

Virksomhetens eier har ansvar for at et internkontrollsystem etableres, virksomhetens leder har ansvar for å drive internkontroll, dvs. å påse at regelverket etterleves.
Innføring og utøvelse av internkontroll bør skje i samarbeid med arbeidstakere/ de som utfører arbeid.

Kravet om internkontroll fremkommer av flere forskrifter, eksempelvis forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (Internkontrollforskriften) som setter krav om internkontroll i forhold til arbeidsmiljø, brannvern m.v. Helseforskriftene har egne bestemmelser der virksomhetene pålegges internkontroll.


Definisjoner:
Internkontroll: Å påse at krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift overholdes.


Internkontrollsystem: Systematiske tiltak som skal sikre og dokumentere at aktivitetene utøves i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. De systematiske tiltakene skal være beskrevet i administrative prosedyrer.

Prosedyrer:
Utarbeidelse av rutiner/prosedyrer er spesielt viktig på områder der svikt i rutinene vil kunne ha negativ innvirkning på helse, trivsel eller sikkerhet, eller der det på annen måte kan medføre brudd på forskriftens bestemmelser. Det er i tillegg viktig å kunne dokumentere hva og når forskjellige tiltak eller prosedyrer er gjennomført.

Prosedyrer skal beskrive hvilke oppgaver/aktiviteter som skal utføres, og hvordan og når, samt hvem som er ansvarlig for utførelsen. De kan også inneholde beskrivelse av hensikten med aktiviteten, og eventuelt henvise til andre dokumenter, sjekklister og lignende. Innen noen bransjer brukes betegnelsen ”kritiske kontrollpunkter”. Prosedyrer skal være daterte.


Avvikshåndtering:
Avvik er eksempelvis svikt i rutiner, spesielle hendelser, utstyr eller innretninger som svikter, dårlige måle- eller analyseresultater eller ved brudd på lov- og forskriftsbestemmelser. Ved avvik skal dette håndteres etter egen utarbeidet avviksprosedyre. Hensikten med avviksprosedyren er å sikre at feil eller mangler rettes, at problemer løses, samt å hindre gjentagelse. Avviksprosedyren skal beskrive hva som er avvik og hva som skal avviksbehandles.


I forbindelse med avviksbehandling kan det være hensiktsmessig å benytte et avviksskjema som hjelpemiddel og som dokumentasjon på håndtering av avviket.

Skjemaet bør beskrive:

  • Når avviket ble oppdaget og av hvem. Hva avviket handlet om og hvilke bestemmelser det var brudd på
  • Strakstiltak som er blitt iverksatt
  • Hvem som er ansvarlig
  • Beskrivelse av tiltak som kan hindre at avviket oppstår igjen
  • Signert bekreftelse på at avviket er rettet og hva som er gjort for å rette avvik

Internrevisjon:
Internkontrolldokumentene skal til enhver tid beskrive virksomhetens faktiske rutiner. Med andre ord: det skal være samsvar mellom det man sier at man gjør og det man faktisk utfører.
For at dokumentene skal være oppdaterte, er det nødvendig å ha rutiner for gjennomgang av dokumentene, for eksempel én gang årlig. Med internrevisjon menes en systematisk gjennomgang av alle dokumentene i internkontrollsystemet.


Referanser:
Miljø og helse i barnehagen - Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.

Miljø og helse i skolen - Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid(Internkontrollforskriften)

Nyhetsbrev

Jeg vil abonnere på nyhetsbrevet.

Kontakt oss

Miljørettet helsevern i Vestfold
Re kommune
Postboks 123
3164 Revetal

Tlf: +47 33 06 10 00
Telefaks: +47 33 06 10 01
E-post:

mhv@re.kommune.no

 

Følg oss på facebook


Interkommunalt samarbeid med:

Færder kommune
Holmestrand kommune
Horten kommune
Re kommune
Sande kommune
Svelvik kommune
Tønsberg kommune

 

Miljørettet helsevern i Vestfold  |  Postboks 123, 3164 Revetal  |  Org nr: 983 885 497
Tlf: +47 33 06 10 00  |  Fax: +47 33 06 10 01  |  E-post:
mhv@re.kommune.no